Software
5 Hal Penting Saat Perusahaan Harus Memilih Software DMS
Welcome to DigitalCabinet™
on-premise corporate document management system
since 2007
Aplikasi DMS (Document Management System) pada server di perusahaan (on-premise) untuk mengelola file-file arsip digital (hasil scanning) dan file dokumen penting perusahaan (master dokumen) secara terpusat (centralize document repository).
Kalau dokumen fisik penting milik perusahaan disimpan di Filing Cabinet, saatnya sekarang dokumen digital penting (pdf kontrak, perjanjian, kerjasama dll) disimpan di DigitalCabinet™.
DigitalCabinet™, aplikasi on-premise (server di perusahaan), mengelola file arsip digital (scanned PDF) & file master penting dokumen digital (pdf, doc, xls, ppt, dll.) secara terpusat (centralize repository). Memproses indexing (OCR) konten dokumen otomatis, (NO entry data). Cepat & mudah searching dokumen. Mengamankan aset dokumen perusahaan dari akses ilegal, pencurian (copy data) atau malware (ransomware).
Full-Text Searching
Mencari file dokumen dengan keyword apapun sesuai isi konten dokumen. Lebih akurat, mudah dan cepat.
Multilingual OCR/Indexing
Indexing (OCR) konten dokumen multibahasa (alphabet english,chinese, japan, korean, russian, etc).
No Entry Data
or Keyword
Lupakan proses entri data atau keyword yang menghabiskan waktu, tetapi tidak akurat untuk searching.
Encrypted File Storage & Realtime Watermark
File-fle dokumen PDF akan tersimpan dalam format encrypted (hanya bisa dibuka dengan DigitalCabinet™). Setiap dokumen yang dibuka akan tertera logo perusahaan, nama user pengakses dan realtime waktu akses.
Years in DMS Business
Projects
Clients
years of support
Features
Untuk mengetahui detail fitur-fitur, demo aplikasi atau diskusi kustomisasi fitur hubungi kami sekarang.
Multi Division/Department
User dan dokumennya dikelompokkan terpisah dalam divisi berbeda (finance, legal dsb). User staf hanya bisa akses dokumen divisi-nya. User manajemen bisa akses multi divisi. Saat ada project khusus hak akses antar divisi bisa dibuka sementara.
Folder/Ordner Searching
Pencarian file dokumen berdasar nama folder file dokumen tersebut untuk memudahkan akses kelompok file dokumen tertentu. Setiap folder bisa diberi tambahan kata kunci (keyword) untuk lebih memudahkan dan menambah akurasi pencarian.
Renewal Notification/Document Versioning
User bisa set tanggal reminder renewal dokumen, notifikasi muncul sebelum tanggal reminder tersebut. Jika file dokumen dengan nama sama, file baru tidak me-replace file lama, tetapi disimpan dengan kode tambahan sebagai versi terbaru.
Audit Trail User Access
Sistem mencatat semua aktivitas user saat mengakses aplikasi, mulai waktu login/logout, file dokumen yang dicari, di-buka, di-download, lengkap secara detail waktu aktivitas. Log akses akan tersimpan dan bisa diakses oleh manajemen.
Integrasi LDAP/Active Directory
User pengguna aplikasi DigitalCabinet™ bisa diintegrasikan dengan server manajemen user perusahaan (LDAP/Active Directory). Ini akan memudahkan perusahaan dalam mengelola user dan monitoring akses user pada aplikasi dokumen perusahaan.
API (application programming interface)
Aplikasi DigitalCabinet™ bisa menyediakan layanan (service) untuk aplikasi lain di dalam perusahaan. Ini akan memberi keuntungan efisiensi aplikasi-aplikasi di dalam perusahaan. Memberi kemudahan pada karyawan saat akses resource.
Highlight
Untuk mengetahui detail fitur-fitur, demo aplikasi atau diskusi kustomisasi fitur hubungi kami sekarang.
Cepat, Akurat & Aman
Searching file dengan keyword dari isi konten dokumen, tidak perlu entri data. Mencari dokumen dalam lebih dari 25 alphabet (japan, korean, mandarin, english, indonesian, arabic dll). Setiap dokumen yang dibuka tertera watermark logo perusahaan, username dan jam, menit, detik akses.
Selengkapnya
Fast Deployment
Aplikasi ready to deploy, dengan rata-rata durasi implementasi dibawah 2 minggu*. Seluruh proses implementasi dilakukan oleh tim DigitalCabinet™ bekerjasama dengan tim IT klien.
- On-premise Application, aplikasi dan data berada pada server di dalam penguasaan klien sepenuhnya.
- Googling search engine, sistem backup dan pencarian dokumen penting internal perusahaan.
- 24/7 Support, dengan rata-rata masa support aplikasi sampai 10 tahun, memastikan layanan tetap berjalan kapanpun..
Portfolio
DigitalCabinet™ membantu mengelola file dokumen di perusahaan dalam berbagai bidang, antara lain sbb.
- All
- Bank
- Finance
- Manufactur
- Real Estate
- Business
Banking
Di perbankan file dokumen (data nasabah, kontrak keuangan, perjanjian dsb.) harus disimpan untuk jangka waktu yang lama sekali. Baik file dokumen hasil scanning juga file dokumen master (word, exel dll). Proses pencarian dokumen saat diperlukan harus mudah, cepat dan akurat. DigitalCabinet™ membantu mengelola dengan menyimpan file dokumen pada satu server terpusat on-premise, memudahkan pencarian dokumen secara cepat, akurat dan aman.
Building Management
Di perusahaan building management, file dokumen (data tenant, kontrak supplier/vendor, perjanjian bisnis dsb.) jumlahnya sangat banyak dan beragam. File dokumen tersebut harus disimpan untuk jangka waktu tertentu. Baik file dokumen hasil scanning juga file dokumen master (word, exel dll). Proses pencarian dokumen saat diperlukan harus mudah, cepat dan akurat. DigitalCabinet™ membantu mengelola dengan menyimpan file dokumen pada satu server terpusat on-premise, memudahkan pencarian dokumen secara cepat, akurat dan aman.
Financing Company
Dalam bisnis pembiayaan, file dokumen (data nasabah, kontrak keuangan, perjanjian dsb.) harus disimpan untuk jangka waktu yang lama, mengikuti jangka waktu pembiayaan. Baik file dokumen hasil scanning juga file dokumen master (word, exel dll). Proses pencarian dokumen saat diperlukan harus mudah, cepat dan akurat. DigitalCabinet™ membantu mengelola dengan menyimpan file dokumen pada satu server terpusat on-premise, memudahkan pencarian dokumen secara cepat, akurat dan aman.
Pricing
DigitalCabinet™ tersedia dalam 3 versi. 1) Versi Small Office paling banyak dipakai pada satuan divisi di perusahaan, kantor cabang, kantor notaris, akuntan publik, lawyer dsb. 2) Versi Business cocok untuk semua ukuran Bisnis, dan 3) Versi Corporate untuk korporasi dengan multi divisi dan jumlah user besar. Untuk info daftar harga (pricelist) dan detail spesifikasi dari masing-masing versi tersebut hubungi kami sekarang .
Small Office
Contact us now
- Jumlah Divisi: 1
- Jumlah User: 3-10
- Full-text Document Searching
- Fitur pada versi Business
- Fitur pada versi Corporate
Business
Contact us now
- Jumlah Divisi: 2-5
- Jumlah User: 10-50
- Full-text Document Searching
- Renewal Notification, Document Versioning
- Fitur pada versi Corporate
Corporate
Contact us now
- Jumlah Divisi: >5
- Jumlah User: >50
- Watermark on Document
- LDAP/Active Directory Integration
- API (application interface programming)
Frequently Asked Questions
Jika Anda mempunyai pertanyaan lain, kami siap membantu, silakan hubungi kami sekarang .
1. Apakah file dokumen disimpan di server cloud?
Tidak, aplikasi dan file-file dokumen perusahaan disimpan di server milik perusahan klien, di lokasi klien. Jadi semua data akan selalu berada dalam penguasaan klien sepenuhnya.
2. Apakah setiap bulan harus membayar biaya sewa?
Tidak sama sekali, model lisensi DigitalCabinet™ adalah perpetual license, sekali klien membeli, selamanya akan bisa menggunakan aplikasi tersebut. Aplikasi DigitalCabinet™ di install (pasang) pada server milik klien di lokasi klien (on premise).
3. Berapa lama layanan support aplikasi DigitalCabinet™?
By default selama tahun pertama setelah pembelian, klien akan mendapat jaminan garansi, update dan support secara gratis. Update aplikasi secara reguler minimal 2x setahun. Setelah tahun ke dua, klien bisa memilih layanan support untuk masa setahun (blanket support) atau memilih support hanya ketika masalah atau tidak memilih suppport sama sekali. Masa panjang support kami terhadap aplikasi tidak dibatasi versi, contoh sampai sekarang klien yang menggunakan aplikasi tahun 2010 masih bisa meminta layanan support ke DigitalCabinet™ saat ada masalah.
4. Berapa lama proses implementasi aplikasi di klien?
Dari pengalaman kami, proses implementasi selesai dalam waktu antara 1 sampai 2 minggu, bisa lebih cepat. Khusus untuk klien yang meminta layanan kustomisasi fitur, umumnya proses implementasi selesai dalam 1 sampai 2 bulan, bisa lebih cepat tergantung kompleksitas permintaan kustomisasi fitur dimaksud.
5. Apakah bisa kustomisasi fitur tambahan spesifik sesuai kebutuhan perusahaan?
Betul sekali, sangat bisa. Beberapa klien DigitalCabinet™ selama ini meminta tambahan fitur-fitur kustom untuk memenuhi kebutuhan atau karakter proses bisnis dokumen di perusahaannya.
6 Alasan Kenapa ?
DigitalCabinet™ mulai membantu klien sejak tahun 2007
Jaminan Support
16+ tahun di bisnis DMSUsia dokumen perusahaan bisa lebih dari 10 tahun. DigitalCabinet™ membuktikan selama lebih dari 16 tahun fokus di bisnis DMS, memastikan kapanpun nanti klien memerlukan support, kami selalu ada.
Pengalaman
Klien pada berbagai bidang bisnisDigitalCabinet™ telah digunakan oleh perusahaan di berbagai bidang bisnis. Pengalaman implementasi ini akan memastikan proses pada klien akan terarah, terkendali dan mencapai tujuan untuk kemajuan klien.
Keahlian (inovasi)
Konsisten berkembang untuk klienAplikasi DigitalCabinet™ secara terus menerus berkesinambungan selama lebih dari 16 tahun terus dikembangkan. Ini untuk memastikan dalam teknologi software dan security selalu yang terbaru.
Kepercayaan Klien
Membantu perusahaan klienDaftar perusahaan bereputasi yang menggunakan DigitalCabinet™ menjadi bukti kepercayaan oleh dunia bisnis. Ini memacu DigitalCabinet™ untuk terus menerus melakukan pengembangan.
Implementasi Cepat
Keuntungan segera untuk klienPerusahaan yang membutuhkan DMS dengan cepat mendapat manfaat untuk mengatasi masalah dokumennya. Dalam waktu 1-2 minggu atau kurang, klien langsung bisa menggunakan DigitalCabinet™.
Harga Rasional
Memahami kebutuhan klienInvestasi pengadaan DigitalCabinet™ menurut klien-klien kami jauh lebih masuk akal dibandingkan dengan aplikasi sejenis. Ditambah kelengkapan fitur dan layanan support DigitalCabinet™.
Call DigitalCabinet™
Bila perusahaan Anda ingin mendapatkan informasi lengkap atau menginginkan proposal penawaran (pricelist), hubungi kami hari ini. Untuk mendapat presentasi langsung dan akses demo aplikasi DigitalCabinet™, kami menyediakan waktu untuk berdiskusi via ZOOM setiap hari (Senin-Minggu). Silakan hubungi kami sekarang di
Chat/Call: 0898-242-1500Mengapa dibutuhkan Perusahaan?
karena di banyak perusahaan/instansi file-file arsip digital dan dokumen penting tersebar pada komputer kerja atau HDD eksternal. Resikonya dokumen ('aset' penting perusahaan) bisa hilang setiap saat, baik disengaja atau tidak. Faktanya 90% serangan malware/ransomware masuk dari komputer kerja (phishing/spam email).
{
"loop": true,
"speed" : 600,
"autoplay": {
"delay": 5000
},
"slidesPerView": "auto",
"pagination": {
"el": ".swiper-pagination",
"type": "bullets",
"clickable": true
}
}
Pemborosan Waktu Kerja untuk Mencari File Dokumen.
Alasan #1
Dahulu akses file dokumen perlu 30 menit atau lebih. Sekarang dengan arsip digital hanya 1 menit atau kurang. Dulu, jika karyawan tidak masuk atau berhenti kerja, file dokumen perusahaan juga akan "menghilang".
Ancaman Serangan Malware (Ransomware)
Alasan #2
Akibat serangan malware (ransomware) perusahan bisa rugi sangat besar, baik finansial dan reputasi. Faktanya 90% ransomware masuk dari phishing email pada komputer kerja karyawan. Ini sangat wajar mengingat komputer kerja juga digunakan untuk browsing, akses sosmed, baca email dan banyak aktivitas diluar pekerjaan.
Dokumen Perusahaan Terancam Hilang Permanen.
Alasan #3
File dokumen perusahaan hilang selamanya karena kerusakan harddisk komputer kerja, virus, komputer dicuri atau laptop karyawan hilang. Termasuk tindakan sengaja untuk menghilangkan (menghapus) atau mengubah konten file dokumen di komputer kerja di kantor.
Fitur Full-text Searching
Alasan #4
Fitur ini memungkinkan pencarian dokumen yang sangat akurat, langsung mencari dokumen sesuai konten yang ada pada dokumen tersebut. Tidak perlu entri data atau keyword.
Fitur Watermark Dokumen
Alasan #5
Adanya fitur realtime watermark terbukti bisa mengamankan dokumen. Faktanya fitur anti download, anti screenshot, anti print dsb., TIDAK bisa mencegah user menggunakan kamera di HP-nya untuk mem-foto dokuman yang tampil di layar monitor. Maka watermark pada dokumen secara realtime memastikan user untuk tidak menyebarluaskan dokumen perusahaan, karena pasti akan ketahuan.
Recent Posts
Artikel-artikel seputar Document Management System, Scanning, Internal fraud dll.
Contact
Untuk info lengkap, proposal penawaran atau diskusi via Zoom, hubungi kami hari ini.
WA Chat
0898-242-1500
Call Us
0898-242-1500
Email Us
joan@digitalcabinet.co.iddd
Office Hours
Everyday: 08.00 - 18.00 WIB
